Bejövő számla

Az Bejövő számla és dokumentum kezelő szoftver átfogó megoldást nyújt a bejövő számlák és egyéb pénzügyi dokumentumok kezelésére, amely megkönnyíti a vállalatok adminisztrációs folyamatait és biztosítja a pontos adatfeldolgozást. A következő fő funkciókat kínálja:

1. Számlák gyors és automatikus rögzítése:

• A rendszer automatikusan feldolgozza a NAV által jelentett számlákat, vagy szkennelt számlaképek alapján rögzíti az adatokat.

• A NAV-tól letöltött számlák adatait a program betölti, és javaslatot készít a számlarögzítésre, amit a felhasználó elfogadhat vagy módosíthat.

2. Dokumentumkezelés:

• A papíralapú számlákat és egyéb dokumentumokat szkennelés után automatikusan iktatja a rendszer. Elektronikus dokumentumok esetében is biztosított az automatikus mentés és rendszerezés.

• A dokumentumokat különböző kategóriákba sorolja (például NAV-os vagy nem NAV-os számlák), így a felhasználók egyszerűen nyomon követhetik és kezelhetik őket.

• Nem csak számlaképeket, hanem egyéb típusú dokumentumokat is kezel (megrendelés, szerződés, árubeérkezés stb.).

3. Engedélyezési folyamat:

• A bejövő számlák rögzítését jóváhagyási folyamat előzheti meg, amelyben a felhasználók engedélyezhetik vagy elutasíthatják a számlákat.

• A rendszer támogatja a több szintű engedélyezést is, amely biztosítja, hogy a dokumentumok több felhasználói csoport által is jóváhagyhatók legyenek, mielőtt könyvelésre kerülnének.

• Az engedélyezési folyamat során a felhasználók belső üzenetet vagy emailt is kaphatnak a jóváhagyási feladatokról.

4. Bejövő számlagenerálás és könyvelés:

• A program lehetőséget biztosít a bejövő számlák rögzítésére és könyvelésére közvetlenül a NAV-tól letöltött vagy szkennelt számlaképek alapján.

• A számlák életútja nyomon követhető különböző státuszokkal, például "Betöltött", "Elfogadásra vár", "Engedélyezett", "Lekönyvelt" stb.

• A számlagenerálás során a felhasználó az összes adatot áttekintheti és szükség szerint módosíthatja, mielőtt a számla véglegesen lekönyvelésre kerül az ERP rendszerben.

5. Integráció más rendszerekkel:

• A modul szorosan integrálható SAP B1 rendszerrel, de más ERP rendszerekhez is kapcsolódhat. Az SAP B1 rendszerben a szoftver automatikusan hozzárendeli a számlaképeket a megfelelő bizonylatokhoz, mint például megrendelésekhez vagy árubeérkezésekhez.

• A testreszabási lehetőségek lehetővé teszik, hogy a szoftver illeszkedjen a vállalat specifikus folyamataihoz.

6. Könnyen használható felhasználói felület:

• A dokumentumok és számlák feldolgozását átlátható formok és szűrőfeltételek segítik, amelyek egyszerűvé teszik a különféle dokumentumok kezelését.

• A felhasználók egyértelműen követhetik a dokumentumok státuszát és a feldolgozás során történő változtatásokat.

A szoftver lehetővé teszi a bejövő számlák gyorsabb és pontosabb kezelését, miközben biztosítja a rugalmas engedélyezési folyamatokat és integrálhatóságot a meglévő vállalati rendszerekkel, így támogatva a vállalat pénzügyi folyamatait és adminisztrációját.